O sistema tributário brasileiro é conhecido por ser um dos mais complexos existentes em todo mundo. Por isso, entendê-lo e conhecer seus elementos é fundamental para garantir a conformidade legal da sua empresa e uma gestão eficiente. Entre esses elementos, destacamos a Nota Fiscal de Entrada.
Para saber mais sobre ela e sua importância dentro da gestão empresarial, vamos detalhar sua utilidade, como confeccioná-la da maneira correta e a diferença com as demais notas fiscais, entre outros detalhes.
Essas e outras são informações de grande importância para você que é empresário, gestor, contador ou profissional da área de finanças ou contabilidade.
O que é nota fiscal de entrada?
O documento registra a entrada de mercadorias em sua empresa, seja motivada por compra, devolução ou retorno de produtos, e ainda atesta a contratação de serviços. Ela cria também uma forma de rastreabilidade das operações financeiras e tributárias de todas as empresas.
Qual a sua função?
Como a Nota Fiscal de Entrada registra todo ingresso de mercadorias e contratação de serviços, ela desempenha uma função importantíssima na garantia de uma boa gestão empresarial.
Seja no controle de estoque ou para o planejamento de produção, por exemplo. Mas, ela também valida o ingresso desses itens em sua empresa, dando o respaldo legal necessário.
Qual a diferença entre uma nota fiscal de entrada e uma nota fiscal de saída?
Exemplificando de forma simples, podemos dizer que elas compõem lados opostos do mesmo serviço na contabilidade de sua empresa. A primeira foca na aquisição de produtos ou serviços, enquanto a segunda aborda as vendas e receitas da empresa.
Entre algumas das principais diferenças podemos citar:
Finalidade
Nota Fiscal de Entrada: A nota é gerada quando a empresa recebe produtos ou serviços de fornecedores.
Nota Fiscal de Saída: Funciona como um recibo de venda e é emitida sempre que a empresa vende produtos ou serviços.
Emitente e destinatário
Nota Fiscal de Entrada: O fornecedor é quem emite esta nota. A exceção é quando ocorre a devolução de mercadorias. Então, o próprio comprador deve emitir a nota fiscal de entrada. O
Nota Fiscal de Saída: Esta é sempre emitida pela empresa que está realizando a venda. O destinatário pode ser tanto um cliente final quanto outra empresa.
Importância fiscal
Nota Fiscal de Entrada: O documento é primordial para o controle de estoque e cálculo de impostos, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, e Imposto sobre Produtos Industrializados.
Nota Fiscal de Saída: Ao vender um produto, as informações contidas na nota emitida vão contribuir para determinar o valor dos impostos a serem pagos.
Momento da emissão
Nota Fiscal de Entrada: Emitida no momento em que a mercadoria ou o serviço é recebido pela empresa.
Nota Fiscal de Saída: Emitida no momento da venda ou quando o serviço é prestado.
Aspectos legais e armazenamento
Nestes dois itens, os dois formatos de notas são importantes para que a empresa esteja em acordo com as leis fiscais. Mantendo seu bom armazenamento e fácil acesso, as duas podem ser evidências importantes dessa conformidade, sempre que a empresa for questionada. O período de armazenamento, normalmente, exigido pelas autoridades fiscais é de cinco anos.
Quais informações a nota fiscal de entrada deve contar?
As informações constantes na Nota Fiscal de Entrada são variadas, mas é possível pontar as imprescindíveis ou que estão com frequência na elaboração do documento:
Informações do Fornecedor e do Comprador
São dados imprescindíveis – nome ou razão social, endereço e CNPJ ou CPF – sem os quais a nota pode perder seu valor e poderá passar por verificações ou auditorias futuras.
Número de identificação único
Número único fornecido pelo emitente, é vital para rastrear a transação e deve ser cuidadosamente catalogado.
Data de emissão
Atesta o dia da transação e serve como marco inicial para possíveis prazos de devoluções ou reclamações.
Detalhes dos produtos ou serviços
A descrição precisa conter detalhes do que foi adquirido, incluindo a quantidade e preço, pois essa informação é essencial para o controle do estoque e das despesas.
Valor total e detalhamento de impostos
Uma exigência legal, por isso, fundamental. A discriminação dos impostos como ICMS, IPI, PIS e COFINS é indispensável para o planejamento tributário eficaz.
Forma de pagamento
Não importa se à vista ou a prazo, essa informação tem impacto no fluxo de caixa, e por isso precisa ser correta.
Condição de entrega
Seu registro vai evitar possíveis futuros questionamentos.
Quem deve emitir a nota fiscal de entrada?
Todas as empresas que realizam operações comerciais, não importa qual o porte do negócio, devem emitir. Isso ocorre porque o procedimento é padrão.
Sejam microempreendedores individuais (MEIs), microempresas (MEs) ou empresas de pequeno porte (EPPs). A exceção ocorre apenas quando a MEI é uma pessoa física.
Há outros casos excepcionais que não exigem a emissão.
Quando a empresa que fornece o serviço ou produto não é contribuinte do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, quem emite a nota é a empresa receptora.
E ainda, quando há retorno de mercadoria. Neste caso, a empresa que recebe os produtos de volta deve emitir uma nota fiscal de entrada para documentar a operação.
Existem dois tipos de Notas Fiscais de Devolução.
A primeira é de Venda, quando um cliente retorna um produto comprado. E a segunda, de Compra, é emitida quando uma empresa escolhe devolver um produto adquirido de um fornecedor.
Para que serve a nota fiscal de entrada?
Isso, porque, muito mais do que um simples documento que atende a requisitos legais, a Nota Fiscal de Entrada pode transitar entre diversas áreas da empresa, auxiliando em seus desempenhos, inclusive na gestão financeira.
São funções da NFE:
- Registro Contábil e Financeiro
- Controles de custos e despesas
- Cálculo de impostos
- Recuperação de créditos fiscais
- Controle de estoque
- Conformidade fiscal
- Proteção legal e garantias
- Análise de desempenho
Segurança, credibilidade e organização
Ela também pode representar uma forma de segurança, em alguns momentos específicos.
Como, por exemplo, a garantia de que a mercadoria que está sendo transportada não será apreendida. Ou ainda, para acionar o seguro em caso de roubos ou danos ao bem.
A Nota Fiscal de Entrada também representa uma segurança para fornecedores e clientes de que seus direitos serão respeitados, em caso de troca de produtos.
Também como segurança, as Notas Fiscais de Entrada podem servir como comprovantes de venda ou comprovante de débitos, em caso de atraso, e sendo necessário um protesto quando houver inadimplência.
Com a emissão da nota, a empresa atesta que cumpre com o pagamento dos tributos legais, o que reforça sua imagem junto ao mercado onde atua. É sua garantia diante do mercado de que atua legalmente.
A nota emitida de forma correta também contribuirá para quê o Setor Financeiro estime o faturamento com maior precisão. Em se tratando de um BPO Financeiro, além da apuração precisa, os dados identificados poderão servir para tomadas de decisões estratégias diante do mercado.
A correta emissão da Nota Fiscal de Entrada também contribuirá de forma significativa para os dados contábeis. Com os dados armazenados, é possível recuperar transações, avaliar taxas pagas, registrar corretamente o fluxo de entrada e saída de produtos.
Passo a passo da emissão da NFe
É importante conferir o credenciamento fiscal para saber em qual tipo de NF a empresa se enquadra. Também é interessante ter um software emissor, que facilite a emissão e o controle sobre as notas fiscais.
De forma geral, as principais informações são:
- Natureza da operação: motivo pelo qual aquela nota está sendo gerada;
- Dados do produto: descrição do item, quantidade, valor etc;
- Dados do fornecedor: nome da empresa, CNPJ, entre outros
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestação): necessário para identificar a natureza da circulação de uma mercadoria;
- CST (Código de Situação Tributária): determina a tributação dos produtos.
Nota fiscal de entrada de serviços (ISS)
Conhecer os detalhes para a emissão de uma Nota Fiscal de Entrada de Serviços sujeita ao ISS é imperativo para que a empresa permaneça em conformidade legal, uma vez que, sua regulamentação pode mudar de uma cidade para outra, já que o imposto é de competência municipal.
Passo a passo:
- Quando receber o serviço, registre todos os detalhes como nome ou razão social do prestador, CNPJ ou CPF, endereço e uma descrição do serviço prestado, além do valor.
- Certifique-se que o sistema de emissão de notas fiscais que utiliza está atualizado.
- Emita a nota fiscal e inclua o valor do ISS, que deve ser calculado com base na alíquota e regras fiscais específicas do seu município.
- Complete a emissão da nota fiscal.
- Mantenha uma cópia da nota arquivada.
- Registra a emissão no sistema contábil da empresa
- Por fim, realize o pagamento do ISS dentro dos prazos definidos.
Neste último ponto, a emissão varia de acordo com o local da prestação do serviço e do regime tributário da empresa. Para emissão, é preciso estar credenciado na Prefeitura. Acessando o sistema, basta escolher a categoria de emissor e, finalmente, emitir o documento.
Uma vez emitidas, as notas devem ser arquivadas de acordo com as diretrizes legais.
Correção ou cancelamento
Mesmo tomando todos os cuidados durante a emissão, podem ocorrer erros ou razões para que a Nota Fiscal de Entrada seja cancelada ou corrigida.
No caso de cancelamento, existe um período específico para que seja realizado. O prazo é estabelecido por legislação federal, mas pode variar de acordo com o Estado em que for emitida. O importante é que o cancelamento ocorra antes da circulação da mercadoria.
Para correção, é feita uma Carta de Correção, para ajustar campos específicos da Nota Fiscal. O procedimento é permitido pela legislação.
Escolher entre um ou outro procedimento vai depender de cada situação específica e das necessidades de cada empresa.
Compra de produtos importados
Entender as exigências documentais e legais é essencial para manter a empresa em conformidade legal e evitar futuras penalidades. Para as empresas que importam mercadorias de outros países a emissão da Nota Fiscal de Entrada é uma obrigatoriedade que deve ser respeitada.
Por isso, a seguir estarão listados as principais informações e outros detalhes que devem estar incluídos na emissão deste documento.
Nota fiscal de entrada em importações
Todas as empresas que fazem importação de produtos são obrigadas a emitir a nota. Não importa o volume ou a periodicidade de seus negócios.
Cálculo do ICMS
Para registrar um processo de importação é preciso incluir na nota vários impostos. Por isso, é preciso atentar ao cálculo correto. Por exemplo, para definir o ICMS é preciso considerar o valor de outros impostos, como CIF, IPI, e IOF, além de despesas aduaneiras.
Declaração de Importação
Apesar da exigência da Nota Fiscal de Entrada para produtos importados, também é preciso incluir informações extras para garantir que a operação seja rastreável e que os requisitos legais sejam atendidos. Entre os dados relevantes estão o número e a data da Declaração de Importação (D.I.).
Observação:
Não há um prazo legal para que as Notas Fiscais de Entrada por Importação sejam baixadas. Mas, é sempre recomendável que seja feito o download, ao menos, uma vez por mês, dependendo do porte da empresa e de sua movimentação.
Entre os principais motivos para isso estão: evitar que notas fiscais sejam emitidas indevidamente com seu CNPJ; registrar junto à Receita Federal que sua empresa fez parte de determinada transação comercial; arquivar os documentos de forma a manter um controle mais fácil e ainda agilidade em caso de fiscalização.
Qual valor é cobrado para emissão de uma nota fiscal de entrada?
Emitir uma Nota Fiscal de Entrada não acarreta nenhum custo para a empresa ou para o fornecedor. Em caso de importação, ela pode ser feita também gratuitamente no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.
Quando for responsável pela emissão, um custo possível é pelo software específico para a geração do documento. O custo pode ser diluído caso a empresa utilize o mesmo software para a emissão de outras notas fiscais.
Conclusão
Como é possível compreender com o exposto, a Nota Fiscal de Entrada não é apenas um documento que registra entradas e saídas da empresa. Por transitar em diversas áreas, emitida e gerenciada da forma correta pode auxiliar no desempenho dos diversos setores da empresa, que, juntos, podem contribuir para a boa gestão financeira de forma geral.
A Nota Fiscal de Entrada pode ser considerada como um pilar para a conformidade legal e a boa gestão dos negócios.
Por isso, profissionais que atuam no ramo de finanças, contabilidade, tributação ou gestão, ou ainda para empresários de qualquer porte é imprescindível conhecer sobre a Nota Fiscal de Entrada.
Ter conhecimento sobre suas nuances e seus detalhamentos pode garantir a transparência, precisão e eficácia nas operações da sua empresa. Ainda, evitar potenciais problemas fiscais, que resultam, na maior parte dos casos, em custos desnecessários.
E, por fim, construir uma imagem de respeito e reconhecimento no mercado em que atue.
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