Por atuarem de forma cada vez mais globalizada, passou a ser imperativo que as corporações mantenham-se atualizadas com os processos tecnológicos, que são diferenciais em um mercado altamente competitivo. Por isso, a tecnologia deve ser vista como aliada em busca da melhor performance, especialmente, no setor financeiro.
No entanto, é preciso que empresários, empreendedores e gestores saibam mais sobre como se dá o emprego desta tecnologia.
Como funcionam as ferramentas, quais processos atendem suas demandas e se sua empresa está preparada para recebê-los, entre outras informações.
Apenas assim, poderão identificar suas necessidades e prioridades para obter os resultados almejados, e desta forma, investirem corretamente na implantação dos novos recursos.
Ou seja, é preciso escolher as ferramentas ou sistemas que efetivamente beneficiarão os processos financeiros do seu negócio.
Neste artigo, serão apresentadas informações sobre a tecnologia do setor financeiro, seus benefícios, dificuldades para implantação, quais ferramentas usar e quais empresas podem ser impactadas de forma positiva por essa revolução.
Sobre o uso de tecnologia no setor financeiro
Pode-se definir a tecnologia no setor financeiro como um conjunto de práticas, soluções e ferramentas tecnológicas que garantem as empresas mais eficiência, agilidade, precisão e confiabilidade nos processos. Assim como, decisões estratégicas mais assertivas.
O novo modo de cuidar da vida financeira das empresas é, literalmente, inverso à forma tradicional de gerenciar o setor, por imprimir um ritmo de trabalho mais rápido, ao mesmo tempo, mais assertivo.
Desta forma, reduz-se o trabalho manual, com a garantia de que softwares – que podem ser personalizados – realizarão a mesma tarefa, de forma mais rápida, porém com resultados precisos.
Recursos tecnológicos como IA, Machine Learning e blockchain garantem melhor aproveitamento de dados financeiros e modernizam o planejamento e a gestão dos negócios.
Benefícios garantidos pela tecnologia
Assim como no cotidiano de todos, a tecnologia facilita a vida dos cidadãos, também teve impacto tão grande ou maior na gestão das empresas.
Por isso, não é exagero falar em revolução e em quebra de paradigmas quando pensamos na posição atual das empresas em relação à tecnologia e onde devem chegar. Alguns setores empresariais simplesmente não existiriam não fosse o emprego desta mesma tecnologia.
Para definir os benefícios alcançados pelo uso dessas ferramentas no universo corporativo, é possível apontar alguns fatores:
- Eficiência: por meio das ferramentas tecnológicas é possível reduzir custos e despesas das corporações, mesmo assim, assegurando bons resultados na gestão dos processos financeiros;
- Rapidez e agilidade: com a automação de procedimentos, é possível otimizar processos que passam a tramitar de forma mais rápida, devido à redução da participação humana, com uso de ferramentas como softwares que aceleram cálculos e dão acesso a informações essenciais;
- Precisão: a tecnologia se renova quase diariamente, levando as ferramentas de gestão financeira a um grau zero de erros;
- Confiabilidade: o financeiro é um dos setores que mais reúne dados confidenciais e informações sensíveis que precisam de segurança em seu uso ou arquivamento;
- Decisões estratégicas: com acesso mais rápido e preciso às informações, é possível tomar decisões que levem a investimentos bem planejados e estruturados, e fazer previsões financeiras precisas e fundamentadas.
Quem pode ser beneficiado?
A mesma evolução que apresenta novas e modernas ferramentas que garantem as corporações serem cada vez mais eficientes em seus processos, abre ainda a possibilidade de que todas possam ser beneficiadas. Sem importar o seu tamanho ou atuação no mercado.
Isso ocorre porque a diversidade de recursos gerados pela revolução tecnológica, que foi impulsionada nos últimos anos, possibilita que empresas de qualquer setor ou área de atuação – sejam micros, pequenas, médias ou de grande porte – possam usufruir desta tecnologia.
Essa possibilidade é garantida pelo uso de softwares de gestão e sistemas integrados que permitiram que tarefas antes realizadas de forma manual, lenta e burocrática possam ser realizadas de maneira automatizada.
Assim, desde a tão comum confecção de notas fiscais eletrônicas (NFe) – tarefa que todas as empresas, desde as MEIs, são obrigadas a realizar – até processos complexos como a Gestão de Riscos, todos podem contar com ferramentas digitais.
Quais ferramentas estão disponíveis?
Decidir pela informatização de processos financeiros é um passo fundamental para a garantia de uma gestão empresarial equilibrada e sustentável.
Mas, saber quais ferramentas usar é a forma segura e eficiente de aplicar os recursos para esta finalidade.
Por isso, para definir quais ferramentas usar, é essencial conhecer a realidade de gestão, quais são suas principais dificuldades, pontos fracos, onde ocorrem erros e prejuízos, e qual a melhor opção para o porte de sua empresa.
Conheça algumas das ferramentas e de processos gerados pela gestão financeira que podem contribuir para que seu negócio alcance um outro nível de gestão:
- Fluxo de caixa: com informações precisas sobre a entrada e saída de recursos, é possível saber qual o momento exato de realizar investimentos ou onde ocorrem maiores despesas e como mudar este cenário. Também é possível controlar o pagamento correto de despesas bancárias;
- Sistema de cobrança automatizado: se honrar pagamentos é importante, é essencial ter regulação nas cobranças para que a falha neste sistema não gere uma situação de insegurança financeira da empresa;
- Notas fiscais com critério: é preciso ter critérios legais ao emitir notas fiscais, sob o risco de penalização pelos órgãos fiscalizadores. De forma digital e não manual, o processo se torna mais eficiente em atender prazos e regular o caixa da empresa;
- Conciliação bancária: em corporações com grande fluxo de transações, o procedimento informatizado dá mais segurança nos registros bancários e contábeis;
- Controle de custos: com acesso rápido a informações estratégicas, o administrador passa a conhecer onde pode ou deve investir, considerando custos e gastos do seu negócio, e se os preços de seus produtos ou serviços estão de acordo com o mercado.
Como escolher as melhores ferramentas?
Embora os avanços tecnológicos sejam diários, quando se trata das finanças pessoais, as opções são ofertadas pelo mercado e oferecem soluções cada vez mais resolutivas e facilitadoras para o cotidiano.
Ferramentas disponíveis em smartphones geram acesso fácil a transações bancárias, seja para pagamentos, recebimentos e outras, acelerando a comunicação de forma geral.
Mas, quando se trata do mundo corporativo é preciso ir em busca das melhores opções tecnológicas, afinal, o cotidiano financeiro de uma empresa é complexo e cheio de processos que exigem cuidado, atenção e muita responsabilidade.
Por isso, alguns critérios são importantes na hora desta escolha:
- Comece pelas ferramentas mais simples e de fácil adaptação;
- Defina entre os vários processos do setor financeiro, quais são mais fáceis de adaptação aos novos procedimentos;
- Escolha os processos que vão gerar resultados práticos entre sua empresa e seus clientes;
- Dê preferência àqueles que cabem no seu orçamento.
Sem o uso de tecnologia nos processos financeiros
Entre tantas consequências e problemas que podem ocorrer pela não implantação ou pela demora na decisão de utilizar as ferramentas tecnológicas de gestão financeira é possível citar:
- Falta de análise de desempenho;
- Falta de gestão de capital de giro;
- Descontrole do fluxo de caixa;
- Não identificação de erros e pontos negativos nos processos de gestão;
- Atrasos nos recebimentos de clientes;
- Falta de controle de inadimplência;
- Desorganização nos controles de compras;
- Pagamentos de juros bancários;
- Falhas no controle de custos adequados para a operação da empresa, entre diversos outros obstáculos.
Com o uso de tecnologia nos processos financeiros
As ferramentas e recursos tecnológicos são, comprovadamente, capazes de garantir a automação inteligente dos processos, gerando segurança no armazenamento e expansão de dados com acesso mais ágil a informações
Também garantem lançamento de novos serviços com base no desempenho da empresa, gestão de risco mais precisa, menos burocracia e ganho de tempo.
Ainda é possível citar a padronização de processos e centralização de informações e redução de gastos.
Na forma manual, sem a automação de atividades repetitivas o tempo de conclusão de qualquer atividade é sempre maior, o que gera perda de tempo. O mesmo tempo que poderia ser utilizado para atividades estratégicas, como planejamento de ações que podem impactar nos negócios.
Acesso remoto
Pensando em finanças pessoais e corporativas, as comparações parecem impossíveis, mas a revolução tecnológica também tem contribuído para que elas tenham, ao menos, algo em comum: o acesso remoto a informações e dados.
Se atualmente para qualquer pessoa é simples a tarefa de acessar um aplicativo bancário em seu smartphone e saber de suas movimentações financeiras, para as empresas essa realidade também pode ser comum com uso da tecnologia do setor financeiro.
Isso é possível graças ao armazenamento de informações em nuvem, um dos avanços mais significativos da tecnologia, que permite o acesso a sistemas e plataformas em qualquer hora e de qualquer lugar.
O gestor não precisar voltar ‘à sede’ da empresa para examinar um problema ou tomar uma decisão. Com dados em mãos, ele pode acelerar essa análise e encaminhar as soluções de onde estiver.
TEMOR X CORAGEM PARA IMPLANTAR
As empresas que acompanharam os avanços tecnológicos e já utilizam seus recursos em seus setores financeiros estão na vanguarda do desenvolvimento. Registram melhores desempenhos de mercado, seja no lançamento de produtos, expansão dos negócios ou aumento da sua carteira de clientes.
Mesmo assim, boa parte de empresários e empreendedores pode avaliar que essa implantação é uma realidade distante, considerando fatores como: investimento, segurança de dados e operacionalização;
No primeiro caso, é preciso ter em mente que a destinação dos recursos para aquisição destas ferramentas tecnológicas resultará em investimento, como já comprovado pelo próprio mercado corporativo.
Uma vez que é possível identificar quais setores podem ser mais rentáveis ou quais precisam de melhor desempenho, de posse de informações claras, precisas e em tempo real sobre faturamento e despesas, por exemplo.
Por outro lado, mecanismos disponíveis já dão essa segurança as empresas por meio de recursos como criptografia de dados, firewalls e autenticação de dois fatores.
Mas, políticas de acesso e privacidade de dados sempre podem aumentar essa segurança, restringindo o acesso a informações sigilosas apenas a pessoas autorizadas.
Para garantir a operacionalização correta dessas ferramentas, é possível contar com o apoio da Controlla Finanças, que possui em seu DNA o conhecimento atualizado de como promover o melhor gerenciamento do setor financeiro com uso de recursos tecnológicos.
Controlla Finanças e o BPO Financeiro
Como exposto, a gestão do setor financeiro conta com diversas ferramentas e novas tecnologias, e sua implantação gera inúmeros benefícios para as empresas. Mas, é claro que existem os desafios a serem superados para sua implementação.
Justamente por isso, pode parecer difícil para o empresário ou gestor definirem quais são as melhores opções para seu negócio.
Neste ponto, um suporte seguro e altamente qualificado é oferecido pela empresa especializada em BPO (Business Process Outsourcing) Controlla Finanças, que atua no mercado financeiro há mais de 25 anos.
O sistema de BPO é a ‘terceirização’ de setores da empresa. Ele ocorre quando uma determinada companhia contrata outra para gerir determinadas áreas. No caso, o setor financeiro.
Isso significa que a empresa contratada passará a ser responsável por toda a gestão financeira. Seu principal passará a ser otimizar processos, reduzir erros, diminuir custos desnecessários, organizar e tornar os processos mais transparentes.
Alguns de seus serviços são faturamento, contas a receber, produção de relatórios fiscais e contábeis, emissão de boletos e notas fiscais, gestão fiscal e tributária, entre outros.
Faça contato com a Controlla Finanças, saiba tudo sobre BPO e o quanto sua equipe pode contribuir para a implantação de sistemas financeiros em sua empresa, para que alcance todos os benefícios que os novos processos tecnológicos apresentam.
Tânia Morbi – junho de 2024
