Business Intelligence: decisões baseadas em dados

As empresas com melhores resultados de performance no mercado, nos dias atuais, estão neste patamar porque entenderam, há algum tempo, o valor da informação e dos dados sobre seus negócios. E não só os dados em si, mas como reunir, organizar, analisar e aplicar essas informações no seu dia a dia. Essas empresas entenderam e aplicaram o conceito de Business Intelligence ou inteligência empresarial, em tradução livre.

O termo pode ser entendido como a reunião e o uso de aplicativos, infraestrutura, ferramentas e boas práticas que dão acesso a informações e permitem a análise e identificação do seu melhor uso  para aprimorar e otimizar as decisões referentes aos negócios, e o seu desempenho.

O BI abrange a coleta, armazenamento, ordenação e análise de dados da operação das empresas, com objetivo de otimizar processos, alcançar melhores resultados, melhor performance, maior produtividade, competitividade e, claro, lucratividade.

Apenas estes pontos já seriam o suficiente para identificar a importância deste processo como ferramente altamente eficaz para conquistar o desenvolvimento sustentável dos negócios, diante de um mercado onde informação passou a ter peso de ouro, diante da ‘disputa’ por potenciais clientes ou consumidores.

No entanto, a ideia de Business Intelligence existe desde antes da década de 1960. Mas, foi com o desenvolvimento tecnológico e o surgimento dos recursos cada vez mais eficientes na área da tecnologia da informação que se tornou mais eficiente.

Isso ocorreu porque meros dados distribuídos de forma aleatória nos diversos setores de uma empresa puderam ser compilados e analisados, de forma rápida e precisa, para nortearem as decisões estratégicas sobre os diversos processos do negócio. O Business Intelligence também acelerou o processo de análise das informações para que as decisões baseadas em dados seguros pudessem, não só impactar o desempenho das corporações, mas torná-las mais competitivas no mercado. Com isso, o resultado de maior lucratividade acontece quase que de forma natural. Dai a ideia de ‘inteligência nos negócios ou inteligência empresarial’.

O que é e como funciona?

Para se ter uma ideia inicial de como o BI funciona, é possível começar pelo fato de que ele pode ser implantado como uma área específica da empresa ou estar presente em cada um dos seus setores, por meio de profissionais especializados e capacitados. A posição vai depender do tamanho da empresa e de suas necessidades ou capacidades.

De maneira geral, o objetivo de uma empresa ao adotar o BI é ter acesso rápido e seguro a informações estratégicas que levem a uma gestão de negócios mais inteligente e assertiva.

Outra forma de entender o BI é por meio de respostas a algumas perguntas. As respostas dão a dimensão do que é e como funciona. As perguntas são: o que, como é, e por quê? As respostas: um conjunto de técnicas que, por meio de análise de dados, tem a finalidade de precisar e otimizar decisões estratégicas, que vão gerar vantagens competitivas e lucrativas. O que não se pode fazer é confundir o uso desse método com uma simples geração de relatórios. É muito mais que isso. Alguns de seus principais processos demonstram sua amplitude:

• Coleta de dados: o primeiro passo é reunir os dados possível sobre o seu cliente/consumidor. Devem ser buscados em todas as fontes disponíveis (bancos de dados, aplicativos, mídias sociais, entre outras), de acordo com as atividades da empresa e seus objetivos previamente determinados. Ainda, considerando os resultados do mercado onde está, informações que também devem ser coletadas.
• Processamento: os dados são transportados para um formato de arquivo (software) apropriado para BI (Google Data Studio, Microsoft Power BI, SAS Business Intelligence, Adobe Analytics, Oracle Analytics Cloud ou SAP, entre outros)
• Análise de dados: após a coleta, os dados são armazenados em locais seguros e em conformidade legal. Devem ser armazenados de forma acessível e contar com fácil recuperação. Isso, porque nesta fase eles serão ‘filtrados’ permanecendo no banco apenas o que realmente importa. Esta pode ser considerada uma das fases mais importantes, pois é dela que surgirão as informações que serão valiosas para a empresa.
• Geração de percepções e estratégias: com os dados filtrados e com seus valores estabelecidos, chega o momento de utilizar essas informações – criadas a partir da análise dos dados. Geralmente, é a equipe de planejamento que vai utilizar essas informações para nortear o negócio. Mas, direcionados de maneira adequada, todas as equipes podem compartilhar o conteúdo. Assim, serão possível resultados positivos em todos os setores, desde a redução de custos até a melhoria do atendimento ao cliente.
• Acompanhamento: após aplicar os conceitos, é importante manter a vigilância sobre os efeitos que a aplicação do processo terá sobre o desempenho da empresa. Além de coletar, organizar e analisar os dados, o BI faz a mensuração dos resultados, e identificar se a empresa atingirá os objetivos determinados.

Existem dois outros pontos importantíssimos que estão no processo de implantação do  Business Intelligence que são: a Visualização de dados e a Análise Visual.

Na primeira, os dados já compilados são transformados em representações visuais, podendo ser utilizados gráficos, diagramas, mapas ou painéis, entre outros. O uso do Excell é muito comum nesta fase. Já na segunda, os dados organizados poderão ser facilmente entendidos pela equipe, servindo para o desenvolvimento de percepções importantes para a definição de estratégias a serem implementadas, ou mesmo, para diagnóstico da empresa.

Essas etapas que fazem parte do BI – e podem ser em maior número, de acordo com a necessidade da empresa – não são estáticas e devem ser atualizadas de forma permanente. É importante determinar, também considerando a necessidade específica dos negócios, o prazo de atualização. Assim como, é pertinente manter a captação constante de informações para que sejam atuais e forneçam o suporte sempre preciso para a elaboração das estratégias, dentro da mais pontual realidade vivida pela empresa.

Quais os benefícios que o Business Intelligence oferece para minha empresa?

É possível citar, entre alguns benefícios, o aumento da capacidade competitiva, decisões estratégicas mais condizentes com a realidade e cenário em que a empresa atua, otimização de processos e visão clara de todas as operações.

No entanto, as vantagens alcançadas com o BI são ainda mais impactantes, inclusive com aumento da produtividade e da rentabilidade da empresa. Por exemplo:

1. Quando se fala em Aumentar Lucros, quase que de forma direta, é preciso pensar em Diminuir Riscos. E isso pode ser entendido, por exemplo, quando se pensa no momento mais adequado para se lançar um  novo produto ou serviço  no mercado. Com a análise dos dados por meio do BI isso é possível. Essa informação estratégica pode evitar gastos desnecessários e melhor aplicação de recursos, o que impacta diretamente nas finanças da empresa.
2. Já quando se pensa em Ampliar a Competitividade, é possível pensar que, por meio do sistema criado pela inteligência dos negócios, a empresa conhecerá seus pontos fortes e suas fraquezas diante do mercado. Conhecendo também esses dados do seus concorrentes, será possível aprimorar os pontos fracos e seguir de acordo com as tendências do mercado, mantendo destaque diante de competidores.
3. Outra vantagem é o Aumento da Eficiência. Conhecendo seus pontos fracos, é possível entender o que deve ser melhorado. Mas, o BI é eficaz ainda em evitar que essas fraquezas se tornem problemas financeiros, evitando ineficiências e garantindo a otimização das operações diárias de dos seus colaboradores, gerando mais produtividade.
4. Ainda neste parâmetro, é possível pensar que equipes mais bem estruturadas e seguras de suas ações rotineiras, terão maior facilidade de Integração, o que naturalmente gera mais harmonia para seu planejamento amplo.
5. O Business Intelligence oferece ainda a capacidade de Inovação para sua empresa, pois os dados compilados pelo conjunto de ações do sistema podem identificar  padrões de comportamento dos seus clientes e do mercado. Com isso, é possível estabelecer quais serão os próximos passos estratégicos, diante daquilo que, realmente, seu público espera da sua empresa. Desta forma, seu negócio passa a oferecer aquilo que sua clientela quer ou necessita. Sua empresa estará sempre um passo adiante, na construção de uma imagem inovadora e atual diante do mercado ou do nicho de atuação.
6. Por fim, mas não como última vantagem, o BI não só constrói um histórico de dados e informações a respeito do seu negócio, mas também faz a comparação deste histórico com dados atuais e pontuais. Desta forma, você conseguirá definir um Melhor Planejamento, mais crível e seguro para atingir suas metas e objetivos de maneira realista e equilibrada, sem ter que recuar diante de imprevistos.

Para todas as empresas

Apesar das vantagens expostas, pode parecer que este recurso está disponível apenas para grandes corporações. No entanto, ele pode ser usado em empresas de qualquer tamanho. Desde que, sejam analisados o máximo de dados possíveis para validar ações e otimizar processos. Duas conquistas que vão garantir resultados positivos expressivos para qualquer tipo ou tamanho de negócio.

Isso ocorre porque, quando os dados e informações a respeito do negócio são usados de forma correta e adequada, os resultados podem impactar diversas áreas da mesma empresa, e claro, o negócio como um todo. E como isso ocorre?

1. Os dados identificam as melhores formas de aumentar os lucros;
2. Analisam o comportamento dos clientes;
3. Comparam dados da concorrência;
4. Acompanham o desempenho da empresa;
5. Otimizam operações;
6. Identificam tendências de mercado;
7. Identificam erros, fraquezas ou problemas da empresa.

Exemplo prático do sucesso da aplicação do BI

Quando se pesquisa sobre exemplos de sucesso do Business Intelligence, o mais recorrente é aquele que especula como um dos maiores sucessos dos serviços de streaming por assinatura surgiu.

Criado em 2016 pela Netflix, Stranger Things teria sido todo produzido com base em apontamentos do BI, que consideraram a percepção e a análise dos usuários do serviço, seus gostos e programas mais acessados.

A série que está em vias de ter lançada sua quarta temporada, é um dos fenômenos de público e crítica do serviço de streaming, tendo sido sucesso de crítica e público desde o seu lançamento.

Qual o futuro do Business Intelligence?

Assim como todo o universo digital e informatizado se renova a cada dia, também as tendências do uso do Business Intelligence estão sempre em transformação. Uma verdade que se solidifica e não muda é a de que cada vez mais as empresas devem usar dados e informações sobre seus clientes/consumidores para garantirem a fidelidade da clientela, e o crescimento do seu público consumidor.

A coleta e identificação de dados realmente relevantes, a transformação em informação de qualidade e a aplicação desse conteúdo em benefício dos negócios devem ser, cada vez mais, o grande diferencial das empresas de sucesso.

Segundo fontes especializadas, isso já tem levado ao surgimento e à consolidação de algumas tendências na área de tecnologia:

• Inteligência artificial: automatiza os processos e permite às empresas aproveitar melhor os dados  coletados;
• Integração de aplicativos:  por serem atualizados em tempo real, permitem aos gestores acesso aos dados das corporações de forma ágil, de qualquer lugar, a qualquer momento;
• Big data: caminha junto com o Business Intelligence, proporciona percepções importantes e permite a coleta de grandes volumes de dados;
• Data storytelling: transforma as informações em ‘histórias’ para que faça mais sentido para o usuário;
• Armazenamento em nuvem: utiliza o BI para armazenar os dados em nuvem e proporciona mais agilidade e escalabilidade na hora do compartilhamento de informações e de acesso aos dados;
• BI visual: auxilia na interpretação de dados de maneira mais clara e intuitiva, com uso de tabelas, diagramas e gráficos.

E como realmente colocar tudo isso em prática?

Existem empresas como a Controlla Finanças que nasceram com o propósito de dar acesso a outras corporações a todo este universo em constante mudança e desenvolvimento.

Basta fazer contato, conhecer sua equipe e seu histórico de sucesso  para poder se beneficiar desta e de tantas outras ferramentas e possibilidades de crescimento seguro, sólido e sustentável.

Um exemplo é sua plataforma CONTROLLA ANALYTICS.

Com a Plataforma de Inteligência de Negócios Controlla Analytics (Business Intelligence), a Controlla Finanças vai além do amplo controle de gestão financeira  por meio da terceirização financeira.

A empresa de BPO Financeiro, com mais de 25 anos de atuação no mercado, disponibiliza recursos de alta tecnologia que agregam valor impactante ao desempenho das empresas que contratam seus serviços.

Um exemplo é a Plataforma de Inteligência de Negócios Controlla Analytics (Business Intelligence) que reúne o cerne da vida financeira das empresas, com todos os dados e informações detalhados  de forma acessível a um clique de qualquer dispositivo eletrônico, inclusive o celular.

A plataforma tem duas partes. Em uma delas, o empresário tem acesso a todos os movimentos financeiros da sua empresa, de forma detalhada, específica por área.

Assim, ele saberá, por exemplo, desde quanto vendeu de determinado produto em determinado período, terá o ticket médio de venda e saberá quais as contas a pagar e receber no dia, o histórico de faturamento do que foi pago e recebido no mês, melhor desempenho de vendas por horário, dia da semana ou unidade empresarial, entre outras informações que vão subsidiar suas análises e decisões de forma ágil.

Na outra parte, a Inteligência Artificial ‘conversa’ com o empresário no Whatsapp. Todo dia pela manhã e nas segundas-feiras à tarde, a IA envia uma gama de informações para o empresário, que vão nortear suas ações naquele dia.

Assim, ao mesmo tempo em que a Controlla Analytics reúne dados amplos sobre todo o setor financeiro da empresa, sua capacidade de análise gera detalhes pormenorizados destas informações, de forma analítica.

Isso permite que o empresário seja capaz de projetar vendas,  compras e faturamento, acompanhar fluxo de caixa e evitar despesas e prejuízos, entre outras ações. Neste caso, de um ou mais estabelecimentos, como no caso de uma rede de negócios com várias unidades.

Por isso, outra grande vantagem é que a Controlla Analytics é acessível a empresas de todos os setores e faturamentos, já que a plataforma possui recursos tecnológicos que ajustam as necessidades e especificidades de cada negócio.

A plataforma oferece uma mudança cultural dos empresários, provendo sua profissionalização e melhorando o ambiente de gestão, com apoio da equipe da Controlla Finanças, que é altamente especializada.

O objetivo da Controlla Analytics é disponibilizar informação instantânea para tomada de decisões estratégicas. Com isso, extingue a necessidade de gerar relatórios dos diversos setores, compilar as informações de forma presencial para depois avaliar os dados e só então se posicionar no mercado ou diante de sua concorrência.

Em um mercado onde o tempo tem valor de ouro, as informações da Controlla Finanças norteiam as decisões que vão impactar positivamente o desempenho da empresa.