O empresário sabe o quanto o tempo é um recurso valioso que precisa ser muito bem empregado na gestão das empresas. Sabe que é preciso priorizar o core business, ou seja, aquilo que realmente necessita da sua atenção e dedicação.
Por isso, para que tenha a tranquilidade de gerir seu negócio com a certeza de que o setor financeiro está em mãos seguras ele pode contar com o BPO Financeiro, sigla para Business Process Outsourcing, ou a ‘terceirização de processos de negócio’, recurso cada vez mais utilizado no mercado.
Com a terceirização, especialistas altamente qualificados, como os profissionais da Controlla Finanças, executam todos os processos financeiros, contábeis e administrativos da empresa, deixando livre o tempo essencial para que o empresário ou empreendedor possa ‘cuidar’ das demandas que exigem sua posição, análise e tomada de decisão, abrindo oportunidades de negócios, crescimento e lucratividade.
A terceirização tem alcançado excelentes resultados ao aliar a expertise de quem se capacitou profundamente para oferecer tais serviços às necessidades específicas e personalizadas de quem a contrata.
Ou seja, é a mão de obra qualificada que disponibilizará ferramentas tecnológicas em contato direto com o gestor e sua equipe, oferecendo o apoio necessário para resolução de seus problemas ou apontando caminhos e oportunidades, sem que isso gere uma escalada de custos e despesas com contratação de equipes próprias para os três setores atendidos – finanças, contabilidade e administração.
Mas, o que realmente oferece um serviço tão especializado? Qual a garantia de seus benefícios? E será que um atendimento tão específico está ao alcance de empresas de qualquer porte?
O que o BPO Financeiro oferece
O BPO não é diferente de outros processos terceirizados, no entanto, exige como poucos grande conhecimento e experiência do prestador dos serviços, pois além do financeiro, pode atender as áreas administrativa e contábil da empresa.
O BPO Financeiro se torna um parceiro estratégico de seu contratante por oferecer atendimento qualificado, com custos menores do que teriam pequenas, médias ou grandes empresas, já que é o tamanho da empresa que vai definir o quanto terá que investir em funcionários próprios, tornando a manutenção das equipes tão dispendiosa quanto desnecessária ao poder contar com a terceirização.
A terceirização se consolida em um mercado de negócios que se torna cada vez mais competitivo e exige do empresário estratégias para reduzir custos mantendo padrões de qualidade de seus processos administrativos.
Fazem parte do rol de serviços terceirizados prestados pela Controlla Finanças:
- Emissão de Notas Fiscais e Cobranças
- Controle de contas a pagar e receber;
- Conciliação bancária;
- Elaboração do fluxo de caixa;
- Análise das informações gerenciais e indicadores, entre outros.
Podendo serem incluídos ainda procedimentos contábeis como:
- Certificação digital;
- Fechamento contábil;
- Relatório de impostos pagos;
- Análise de otimização tributária;
- Departamento pessoal;
- Relatórios gerenciais de contabilidade, entre outros.
Ao assumir essas e outras rotinas, a terceirização oferece a expertise de profissionais dedicados a garantir a segurança para que o empresário possa cuidar de seus negócios de forma integral, de acordo com o porte e características de sua empresa, sem realmente importar qual seja seu faturamento ou posição no mercado.
Uma vez que cada atendimento é personalizado, de acordo com as necessidades levantadas pela própria equipe de experts da empresa terceirizada junto ao empresário. Este é um dos atendimentos oferecidos pela Controlla Finanças.
A quem o BPO Financeiro atende
Uma das características do BPO Financeiro é o fato de poder atender de forma personalizada e melhorar o dia a dia de empresas de qualquer tamanho ou atividade. Pois, a maior parte do rol de serviços oferecidos são comuns a todas, se ajustando apenas ao porte de cada uma e a qual setor está inserida. Então, desde uma pequena empresa até uma gigante em seu setor, todas podem considerar a possibilidade de terceirizar seus serviços financeiros.
As empresas de menor porte são privilegiadas por não necessitarem investir em equipes próprias, o que resulta em economia em outros setores, como de Recursos Humanos.
Já as empresas maiores podem contar com acesso a informações estratégicas para tomada de decisões, o que pode resultar em ganhos ou opções de investimentos.
Etapas para implantação da terceirização
– Mapeamento
O primeiro passo para terceirizar seu setor financeiro é identificar as características da sua empresa, suas fragilidades e potencialidade, assim como os problemas de gestão já identificados.
– Identificação
Depois é preciso definir exatamente quais os processos podem ser terceirizados para que todos possam ser repassados à empresa terceirizada, que terá totais condições de executar todas as tarefas, proporcionando que a gestão da empresa tenha mais condições de se dedicar a outras funções de forma mais efetiva.
– Contratação
A seleção de empresas que prestam serviços de BPO Financeiro deve considerar aquelas que possuam know-how para assegurar a total confiança na efetivação dos processos.
– Comunicação
Assim que feita a seleção, é importante comunicar a equipe de funcionários ou colaboradores sobre a nova forma de gestão dos processos, inclusive com a exposição dos motivos e benefícios da mudança.
– Alinhamento
Quando todos souberem do novo modelo, é importante reunir os funcionários do setor com a empresa terceirizada para alinhar expectativas e traçar responsabilidades durante a transição dos serviços.
– Desempenho
Por último, mas não menos importante, é necessário definir objetivos claros de desenvolvimento dos negócios, com indicadores do que se espera como desempenho desse novo modelo incluído na rotina da empresa.
Quais as vantagens de terceirizar o setor financeiro?
São inúmeros os benefícios decorrentes da contratação de uma empresa como a Controlla Finanças, que passará a gerir todos os processos do setor financeiro.
Seja pela capacidade de seus profissionais na execução das tarefas de rotina, mas, especialmente, pelo alto conhecimento que possuem para identificar problemas antes que ocorram ou solucionar aqueles já instalados, dando um rumo seguro no que se refere à saúde financeira da empresa, para que o empresário siga na gestão da maneira mais eficiente possível.
Alguns benefícios apresentam resultados mais eficientes do que se a empresa contasse com uma própria equipe, devido à capacidade de respostas rápidas e análise de possibilidades pela terceirizada. Entre eles, estão:
- Acesso rápido às informações
- Redução de gastos
- Segurança financeira
- Gestão de documentos
Como saber a hora certa de terceirizar o setor financeiro?
O empresário que já se viu confuso entre contas a pagar e recebimentos, perdido ao tentar manter em dia o controle financeiro, sem conseguir se comunicar claramente ou repassar informações precisas para seu contador ou percebeu que sua equipe de finanças ou contábil não lhe dá o retorno esperado em resultados práticos, por falta de conhecimento técnico ou atualização está em uma situação na qual a melhor saída pode ser a terceirização do serviço de finanças.
Outros indicadores dessa situação de crise podem ser:
- Problemas para identificar dados financeiros e fechar o mês contábil da sua empresa;
- Mantém informações desatualizadas e números que não refletem a realidade do negócio;
- Perde tempo para organizar informações financeiras da empresa
Qual a diferença entre assessoria, consultoria e BPO Financeiro?
Embora possam parecer semelhantes, existe uma grande diferença entre os conceitos de assessoria, consultoria e BPO Financeiro, e basta uma análise menos detalhada para que as vantagens do último modelo se destaquem e mostram o quanto a empresa pode ganhar adotando o formato mais longo e duradouro, e por isso mesmo, mais seguro no qual se enquadra a terceirização.
Um dos pontos de mudança é que a empresa passa a se tornar mais organizada em seus processos, o que impacta diretamente nos resultados finais, o que também afeta de forma positiva a cultura da empresa e o modelo do negócio, podendo levar a transformações impactantes para a manutenção de suas atividades.
Enquanto na assessoria, efetivamente, o auxílio oferecido tem natureza técnica e pontual, cujo projeto tende a ser restrito a uma implantação limitada, até atingir objetivos restritos e limitados. O que não acontece com o BPO que passa a acompanhar de forma contínua, permanente e vigilante o desempenho da empresa.
Já na assessoria, o atendimento prestado tende a ser ainda mais pontual, em forma de aconselhamento na resolução de possíveis problemas e decisões que precisem ser tomadas. No caso da terceirização, o aconselhamento é constante e ocorre de acordo com a necessidade que se apresenta no decorrer dos processos de gestão dos setores envolvidos.
Por que contratar a Controlla Finanças?
Uma empresa com um setor financeiro saudável e equilibrado terá maiores chances e mais espaço de crescimento e desenvolvimento por conseguir identificar oportunidades ao permitir a seus gestores tempo e melhores condições para guiarem seus negócios de acordo com suas próprias características.
A terceirizada do setor financeiro é altamente eficiente para reduzir possíveis gastos decorrentes de falhas ou erros graves. Ter as finanças desorganizadas pode gerar muita dor de cabeça e prejuízos ao empresário.
Entre alguns dos problemas que uma empresa terceirizada como a Controlla Finanças consegue prevenir ou solucionar, mesmo depois de instaurados estão:
- Alto custo trabalhista e rotatividade de funcionários da área financeira;
- Equipe própria não capacitada para atuar na área financeira;
- Alto custo com sistemas tecnológicos de gestão;
- Desorganização dos controles financeiros;
- Atrasos em recebimentos de clientes e pagamentos de fornecedores;
- Falta de controle da inadimplência
- Problemas na produção em decorrência de falta de matéria-prima;
- Pagamento em duplicidade a fornecedores;
- Erros no faturamento que ocasionam pagamento indevido de impostos;
- Pagamento de juros bancários por falta de gestão de fluxo de caixa;
- Pagamento de tarifas bancários indevidas;
- Falta de planejamento financeiro;
- Falta de informações confiáveis para tomada de decisões;
- Apuração incorreta de margem de lucro;
- Pagamento de multas indevidas;
- Não recebimento de bandeiras de cartão de crédito por falta de conciliação correta.
Com a terceirização é possível confirmar que o BPO Financeiro permite o desenvolvimento de planos estratégicos, reduz custos e coloca uma equipe completa à disposição do empresário, dentro das necessidades específicas de cada empresa, garantindo suporte estratégico e exclusivo, assegurando a resolução de problemas, além do fornecimento de dados que vão orientar os empresários e empreendedores para que possam fazer a melhor escolha para o futuro do seus negócios.
Tânia Morbi – maio de 2024
