Quem nunca usou a afirmação: “Sou de humanas!” para justificar o fato de não ter grandes habilidades em lidar com os números. Bem, essa constatação não pode servir de desculpas para você não cuidar corretamente da gestão financeira da sua escola.
Isso, porque, você pode colocar o seu negócio em risco de sofrer graves problemas financeiros e de gestão. Alguns, com danos difíceis de serem reparados. Por isso, é preciso garantir uma boa gestão financeira, sem cometer os erros que possam levar a essa situação.
Deixando um pouco de lado a paixão que todo empresário do setor possui, vamos direto ao assunto: Quais são os equívocos que você não pode cometer no gerenciamento da sua escola?
Com certeza, você vai pensar naqueles escorregões do dia a dia. Mas, é muito mais que isso. Os problemas podem ser bem mais graves e ocorrem, principalmente, quando falta organização, controle, planejamento, entre outros atributos de gestão. O que também faz com que sejam muitos.
Para ter uma ideia do que não se deve fazer em Gestão Financeira Escolar, considere quatro dos maiores erros e já será possível garantir que sua empresa tenha nota 10 em saúde financeira.
1) Não contar com um Sistema de Gestão Financeira
Infelizmente, ainda é comum empresários do setor educacional utilizarem métodos manuais para cuidar da Gestão Financeira de suas escolas. Isso é um erro! Vivemos em um mundo onde a tecnologia está cada vez mais presente em nosso cotidiano, por isso, não faz sentido cuidarmos de forma ultrapassada de algo tão importante para a saúde financeira da escola.
Na gestão escolar, a tecnologia oferece ferramentas que auxiliam na organização, registro preciso de dados e análise das informações. Dessa forma é possível acompanhar o desempenho da escola, os riscos que corre e as facilidades da área financeira.
Um sistema eficiente também otimiza, não só o processo, mas principalmente a tomada de decisões por parte do empresário ou gestor.
2) Não utilizar indicadores de desempenho financeiro
Mas, tomar decisões sem ter dados precisos sobre o andamento do setor financeiro pode levar a outra falha: a falta de precisão. Assim, é um erro grave não contar com Indicadores de Desempenho Financeiro que possam lhe orientar nas decisões que for tomar.
São eles que vão permitir avaliar a saúde financeira da escola, apontar quais ações mais assertivas a serem tomadas e o resultado das suas decisões. Alguns exemplos de indicadores são: receitas previstas e realizadas, índice de inadimplência, fluxo de caixa, custo de aquisição do aluno e o valor do aluno enquanto estiver matriculado em sua escola (lifetime value), entre outros.
3) Ter uma política de cobranças falha
Para empresas de qualquer setor, a inadimplência é um fantasma que assusta de forma permanente. Isso, porque se não for evitada ou, ao menos, controlada pode prejudicar a saúde financeira de tal forma que não se consiga mais equilibrar as finanças de forma sustentável.
Assim, é um erro gravíssimo não contar com uma política bem estruturada para as cobranças.
Novamente, é preciso deixar a paixão pela educação de lado e ter em mente que sua escola é uma empresa e precisa de arrecadação para se manter.
Assim, você pode começar deixando claro, logo na contratação, quais são as regras, prazos, formas de pagamento e penalidades no caso de atrasos ou inadimplência. Mas, também, logo no início, explicitar as vantagens que a escola oferecerá para o pagamento em dia, e ainda, para acertos realizados antes do vencimento.
É claro que nenhuma escola está livre do risco de registrar atrasos nos pagamentos. Por isso mesmo, além de todas as informações claras e expressas no contrato de prestação de serviço, é importante ter um acompanhamento permanente do desempenho do faturamento das mensalidades.
Para evitar, desta forma, ser surpreendido por uma situação de desequilíbrio entre o quanto custa o seu aluno e o quanto você arrecada com ele. Fique atento!
4) Não usufruir das novas tecnologias
Finalmente, considerando o momento de revolução tecnológica que vivemos, é possível afirmar que um dos quatro maiores erros na Gestão Financeira Escolar é abrir mão ou deixar de utilizar todos os recursos e ferramentas tecnológicos disponíveis.
O uso da tecnologia de ponta no setor educacional é algo que já está amplamente disseminado e os benefícios pedagógicos são amplos, levando as escolas ao patamar do conceito de Educação 5.0. Embora, ainda exista um caminho amplo a seguir até que todas usufruam plenamente destes recursos para o aprimoramento constante do ensino oferecido aos seus alunos.
No entanto, a discrepância entre possuir um sistema educacional do século 21 e contar com uma gestão financeira ancorada no século 19, pode levar sua escola a um vácuo muito grande, difícil de ser superado e que pode levar a uma queda drástica de seu negócio.
Dispondo dos recursos, dispositivos e sistemas adequados, tanto para a gestão pedagógica quanto para o setor financeiro, é possível equilibrar metas e traçar formas seguras de atingi-las.
Entre as principais vantagens de contar com um sistema tecnológico na gestão financeira de sua escola estão a redução de custos, maior transparência, análise real de dados, automação de tarefas e maior segurança, entre outras.
Para isso, estão disponíveis ferramentas como plataformas de pagamento online, conciliação bancária, computação em nuvem, os próprios sistemas de gestão escolar já mencionados, e ainda, soluções de inteligência artificial e Business Intelligence, para citar algumas.
Futuro feito agora
O que se tem como verdade é que, não é mais possível a qualquer escola que queira prosperar e disponibilizar a melhor experiência para seus alunos e responsáveis – enquanto prestadora de serviços educacionais e de formação – não usufruir de métodos e processos que estejam atualizados com o cenário tecnológico atual.
No entanto, é compreensível a reluta de alguns empresários do setor, que preservam a falsa ideia de que a escola se faz por si mesma. Outro erro.
É preciso ter acesso a todos os recursos possíveis para garantir que a qualidade da gestão financeira seja como um suporte para o melhor desempenho dos demais setores.
No entanto, se você acredita que esse avanço é muito difícil para sua escola, a boa notícia é que há empresas que nasceram para garantir que todas, independentemente de seu ramo de atuação, tenham acesso a uma gestão financeira altamente eficiente, por meio da terceirização dos serviços.
Como a Controlla Finanças, que por meio do BPO (Business Process Outsourcing) pode colocar sua escola em pé de igualdade com empresas de maior representatividade no setor ou que tenham capacidade de maiores aportes.
Com a terceirização, o custo é reduzido, se comparado a todos os investimentos que seriam necessários para equipar sua empresa.
Além disso, a Controlla Finanças conta com equipe altamente treinada e possuidora de amplos conhecimentos tecnológicos para dispor de ferramentas padronizadas para a sua realidade, a proporcionando com que a sua escola seja aquela do sonho dos seus alunos e responsáveis. Que seja a sua escola dos sonhos!
Conheça a Controlla Finanças e coloque sua escola no futuro que é feito agora!
